· 

Pourquoi faire appel à un secrétariat externe ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se retrouvera toujours confrontée à une gestion administrative. Aucune n'y échappera, c'est comme ça !

 

Et négliger cette gestion administrative signifie ni plus ni moins que la mort de votre entreprise à terme.

Concrètement, en quoi consiste la gestion administrative ?

Et bien, cela varie selon la taille d'une entreprise. Une petite entreprise qui emploie 4 ou 5 personnes n'est pas confrontée à la même gestion administrative qu'une grande entreprise qui en emploie plusieurs centaines.

 

Dans cet article, je vais me concentrer sur les petites entreprises.

 

La base d'une bonne gestion est déjà d'être bien en ordre dans sa "paperasse". Des factures, des bons de commande, des bordereaux de livraison, des extraits de banque, etc... le tout déposé en vrac sur un bureau, ça ne fait pas très pro, et ça risque de vous faire perdre beaucoup de temps.

 

D'où l'importance d'un bon classement de vos documents par date et par sorte de manière à pouvoir retrouver le bon document facilement quand vous en avez besoin.

 

Ne pas négliger non plus la correspondance avec vos clients, fournisseurs et partenaires éventuels.

Un bon suivi de vos clients fait partie de la crédibilité de votre entreprise. Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs également. Et le contact avec d'éventuels partenaires permet d'assurer l'évolution de sa clientèle.

 

La facturation doit également suivre. Si vous ne prenez pas le temps de facturer vos prestations à vos clients, vous allez vous retrouver avec des problèmes de liquidité. Ça vous paraît logique ? Et pourtant, des indépendants se sont déjà retrouvés dans la situation.

 

Avec la facturation arrivent les problèmes de retards de paiements. Peu d'entrepreneurs y échappent. Il est dès lors important d'assurer le suivi des créances et de relancer les clients retardataires.

 

Et n'oublions pas non plus l'importance de la disponibilité. Que penseront vos clients et/ou prospects s'ils ne parviennent jamais à vous joindre ? Il y a de fortes chances pour qu'il aillent voir ailleurs.

 

Comme vous le voyez, la gestion administrative est assez vaste. Elle comprend toutes les tâches qui assurent le bon fonctionnement de votre entreprise.  

Et le rôle d'un secrétariat externe dans tout ça ?

Quand on démarre son activité, on n'a pas encore beaucoup de clients, et la quantité de travail administratif n'est pas très élevée. A ce stade il est facile de s'en occuper tout seul.

 

Mais quand l'activité commence à prendre de l'ampleur, on se retrouve avec plus de tâches administratives sur le dos et moins de temps pour s'en occuper. Alors, quelle solution pour résoudre ce problème ?

Engager un salarié ?

Il faut déjà une grosse charge de travail pour pouvoir engager un salarié, même à temps partiel. Un indépendant qui gère son entreprise seul n'aura jamais assez de travail à proposer à un salarié. Une entreprise qui compte 4 ou 5 personnes pourrait éventuellement engager à temps partiel, voire à temps plein, mais cela dépend du type d'entreprise. Sans oublier les obligations légales qu'un salarié engendre.

Faire appel à un intérimaire ?

Ça peut être une solution à court terme, mais certainement pas à long terme. Un intérimaire coûte beaucoup plus cher à l'heure qu'un salarié. Au salaire et aux cotisations sociales, vous devez encore ajouter la marge bénéficiaire de l'agence. Un avantage cependant est que vous n'avez pas à gérer vous-même tous ces aspects, c'est l'agence qui s'en occupe.

 

Un autre risque à faire appel à un intérimaire est que vous risquez d'avoir à faire à une personne différente à chaque fois que vous y ferez appel.

Conjoint(e) ?

C'est la solution adoptée par beaucoup de petits indépendants, notamment dans la construction j'ai pu remarquer. L'avantage est que ça ne coûte presque rien. L'inconvénient est que le ou la conjoint(e) doit être disponible. Et qu'il ou elle doit être compétent(e) dans le domaine administratif.

 

La législation permet le statut de conjoint aidant, avec des règles strictes. Mais, soyons honnêtes, une grande partie des conjoint(e)s qui aident à l'activité de leur compagnon ou compagne ne sont pas déclarés.

Et donc ...

Le secrétariat externe semble la meilleure solution pour les indépendants et les entreprises de petites taille. Vous faites appel à la personne uniquement quand vous en avez besoin, vous êtes certain d'avoir toujours à faire à la même personne, vous recevez une facture pour les prestations effectuées, les tarifs restent abordables, et vous ne vous tracassez pas de la partie sociale.

 

Certes, je vous mentirais si je vous disais que le secrétariat externe ne représente que des avantages. Je vois personnellement deux inconvénients que ça pourrait poser :

  1. N'ayant pas de lien de subordination direct avec le ou la secrétaire freelance, il est difficile de pouvoir lui imposer un travail d'urgence.
  2. Le ou la secrétaire freelance peut interrompre sa collaboration avec vous quand il ou elle le souhaite.

Alors, quelle serait la meilleure solution pour votre entreprise ?


Vous avez aimé cet article ? N'hésitez pas à commenter et à partager.

Écrire commentaire

Commentaires: 0