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TVA : Comment vous simplifier la vie (et celle de votre comptable avec)

Tradition trimestrielle dans les entreprises (voire mensuelle pour les certaines) : la déclaration TVA.

 

Pour certains, c'est une simple formalité : on va porter ses documents chez son comptable et on va les récupérer quelques jours plus tard. Pour d'autres, c'est une vraie course contre la montre afin de s'assurer que tout est bien en ordre avant d'aller chez le comptable, au risque d'en faire des insomnies.

 

Alors, comment éviter que votre déclaration ne tourne au cauchemar ?

Qui doit rendre quoi ?

Il faut déjà faire la distinction entre indépendant personne physique et entreprise. Les indépendants personnes physique doivent rentrer uniquement leurs factures d'achats et de ventes. Les entreprises doivent également rendre leurs extraits bancaires, leurs tickets de caisse, etc ... Bref, elles doivent absolument tout justifier.

Vos factures de ventes

Facturez-vous mensuellement ou à chaque prestation ? Ou êtes-vous un détaillant ?

 

Si vous facturez à la prestation, veillez à le faire systématiquement dès la prestation terminée, ce sera du temps gagné lorsque la déclaration arrivera. Si vous facturez mensuellement, pas le choix, vous devrez faire toutes vos factures en même temps. Faites le le plus tôt possible (dès le premier jour du mois idéalement).

 

Si vous êtes un détaillant c'est différent, il n'y a pas de facturation, il faudra fournir un relevé de votre livre de caisse.

 

Quoi qu'il en soit, veillez à ce que tout soit bien classé par numéro et par ordre de date (la plus récente au dessus), le tout classé dans une farde prévue à cet effet. Et si vous devez un jour aller rechercher une facture, vous la retrouverez beaucoup plus facilement. Evitez de classer vos factures d'achats et de ventes dans la même farde, même si il y a une séparation entre les deux.

Vos factures d'achats

Comme pour les factures de ventes, il faudra veiller à les classer par ordre de dates. Evidemment, il est impossible de les classer par numéro vu qu'ils ne vont pas se suivre. Un bon classement par ordre de date vous permettra là aussi de retrouver facilement une facture si besoin.

 

Afin de ne pas devoir refaire le tour du classeur pour voir les factures que vous devez encore payer, je vous conseillerai de les ranger d'abord dans un petit casier intitulé « Factures à payer » et de les reclasser une fois par semaine une fois que le paiement a été effectué.

 

ATTENTION : Une fois que votre comptable a encodé ces factures (il y mettra lui même un numéro), ne reclassez pas les suivantes par dessous, même si vous recevez une nouvelle facture dont la date est antérieure. Reclassez là par dessus les autres, ce n'est pas grave. Si vous la reclassez par dessous, votre comptable ne la verra pas la fois suivante étant donné qu'il reprendra son encodage là où il s'était arrêté la dernière fois.

Vos extraits bancaires

Vous les recevez généralement déjà classé dans l'ordre de date. Donc il vous suffit de les classer tels quels. Si vous avez plusieurs comptes en banque, utilisez un classeur différent pour chaque compte. Evitez de tous les classer dans le même.

Vos documents sociaux

Là aussi, un classeur prévu à cet effet. Que ce soit fiches de paie, ONSS, secrétariat social etc ...

Comment le comptable procède-t-il ?

Quand vous apportez vos documents à votre comptable, il va encoder les achats en premier, puis les ventes, puis le financier. Un bon classement de tous ces documents lui facilitera considérablement la vie et lui fera gagner beaucoup de temps.

 

Pour ce qui est des extrais bancaires, il existe aujourd'hui des systèmes automatisés qui permettent aux comptables de les transférer directement dans leur système sans devoir les encoder manuellement. Posez la question à votre comptable, il en aura sûrement un à vous recommander si vous n'en n'avez pas encore.


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