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Assurer le suivi administratif même pendant les vacances

Et oui, même pendant les grandes vacances, l'activité continue de tourner, même si c'est au ralenti (Cela dépend évidemment des secteurs d'activité. Pour certains, c'est justement la grosse période).

 

Très rares sont les entreprises qui ferment pendant les deux mois de vacances. Seuls quelques commerces peuvent se permettre de fermer pendant quelques semaines (mais pas pendant toutes les vacances).

 

Alors, quelles sont les tâches à gérer durant cette période estivale ?

Le courrier continue d'arriver ...

La correspondance continue de se faire entre les entreprises. Ce n'est pas parce que ce sont les vacances que le courrier arrête subitement d'arriver pendant deux mois. Et il est évidemment hors de question d'attendre deux mois pour le traiter. Vous risqueriez de manquer de nouveaux clients, de vous retrouver avec des paiements en retard, ou encore de voir des dossiers importants non traités malgré l'urgence (car oui, même pendant les vacances, il peut toujours y avoir des dossiers urgents).

... et doit continuer à être envoyé

Pas question non plus d'attendre deux mois pour contacter ses clients, fournisseurs ou autres. L'entreprise continue de rencontrer des besoins ou des problèmes à résoudre. Vous êtes en rupture de stock ? Vous avez un problème matériel ? Vous avez une question importante ? Vous n'allez pas attendre la rentrée pour les régler. Ou vous risquez de perdre des clients, ou de voir certaines parties de votre activité bloquées. Il est important de traiter rapidement ce qui doit être traité rapidement, vacances ou pas.

Les dossiers doivent continuer à être traités

Dans le cas du secteur juridique notamment, les vacances sont une occasion de traiter les dossiers qui sont restés en attente durant l'année faute de temps en raison d'autre dossiers plus urgents qui arrivent pendant l'année. Vu qu'il y a moins d'audiences que pendant l'année, c'est le moment idéal pour s'en occuper.

Les factures continuent d'arriver ...

Là aussi, vos fournisseurs (si pas tous, au moins certains) continuent de travailler pour vous ou de vous fournir de la marchandise. Et ils ne seront sûrement pas d'accord d'être payés deux mois en retard. Veillez donc à ce que tout cela soit bien suivi si vous ne voulez pas vous retrouver avec de mauvaises surprises.

... et doivent continuer à être envoyées

Impensable pour une entreprise de n'avoir aucune rentrée pendant deux mois. Vous continuez de fournir des biens et des services à vos clients, et ces derniers doivent leur être facturé. Tout comme il est important de continuer le suivi de vos créances. Si vous avez des clients qui sont en défaut de paiement, vous n'allez pas leur laisser deux mois de répit, n'est-pas ?

Bref, la vie d'une entreprise ne s'arrête pas pendant deux mois. Pour certaines, cela ne change même absolument rien par rapport au reste de l'année. Aussi, lorsque votre personnel part en vacances, il est important de réfléchir à l'organisation, de manière à ne pas prendre trop de retard. Il est aussi possible de passer par du personnel externe temporairement, comme des intérimaires ou un secrétariat externe afin de combler le déficit de personnel.


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