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Assurer un suivi efficace de vos créances

L'argent ! Le nerf de la guerre comme dit l'adage !

 

Il va de soi que le bon fonctionnement de votre entreprise dépend directement de l'argent disponible. Nombreuses sont les entreprises qui se retrouvent dans les difficultés par manque d'argent. Et ce manque d'argent vient très souvent de clients qui paient en retard.

 

Alors, comment mettre en place un système de suivi et de recouvrement efficace ?

Le bon suivi de vos factures de ventes

Il est avant tout important de pouvoir suivre de près où en sont vos paiements. Il existe des logiciels spécifiques qui le permettent, mais si vous ne souhaitez pas investir dans un tel logiciel, il est possible de pouvoir suivre tout cela assez facilement via un tableur excel. Il vous suffit pour cela d'encoder systématiquement toute nouvelle facture émise dans une feuille de calcul, et de la supprimer dès que vous en avez reçu le paiement. N'oubliez pas d'ajouter la date d'échéance dans la feuille de calcul, c'est ça qui vous permettra d'organiser vos rappels.

 

L'avantage avec Excel est que vous pouvez filtrer par date ou par client. Ainsi, lorsqu'un client est en retard pour une facture, vous pouvez facilement vérifier où en sont les autres factures de ce même client.

Les rappels : par téléphone ou par écrit ?

L'avantage du téléphone est évidemment que c'est plus rapide. Cependant, il est important d'avoir une trace écrite, pour le cas où vous devriez passer par un service de recouvrement, voire par un huissier (en espérant que vous n'ayez jamais à en arriver là !). Bien sûr, s'il s'agit d'un bon client avec lequel vous entretenez de bonnes relations, vous pouvez simplement lui passer un petit coup de fil courtois.

Dans quel délai faut-il envoyer les rappels ?

Il n'existe pas de règle spécifique, c'est selon chacun.

 

Envoyer un rappel deux jours après la date d'échéance me semble un peu rapide. Attendez plutôt une semaine pour être sûr. Si vous n'avez pas de réaction deux semaines après le premier rappel, envoyez-en un deuxième. Si vous n'avez toujours pas de réaction deux semaines après le deuxième rappel, envoyez-en un troisième, cette fois par recommandé, en précisant bien dans ce troisième rappel qu'à défaut de réaction de la part de votre client, vous vous verrez dans l'obligation de transmettre la ou les factures concernées à un service de recouvrement.

Et les intérêts de retard ?

Certains ajoutent déjà des frais supplémentaires lors du premier rappel. Personnellement, je trouve ça un peu excessif. Il peut s'agir d'un simple oubli de la part de votre client, et lui mettre directement des frais supplémentaires pourrait le crisper. Bien sûr à partir du deuxième rappel, vous pouvez en ajouter. A ce stade, ce n'est plus un simple oubli ! Et lors du troisième, n'hésitez pas à également ajouter les frais de recommandé.


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